Huishoudelijk Reglement A.V. Maasrunners

Opgesteld in aansluiting op en met verwijzingen naar de Modelstatuten voor Verenigingen van de Atletiekunie, versie feb 2009.

  1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur.
  2. Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen.
  3. In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan.
  4. Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid der aanwezigen vóór het voorstel stemt. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.
  5. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en het Dagelijks Bestuur. Bij ontstentenis van de voorzitter kiest het bestuur uit haar midden een vervangend voorzitter.
  6. Naast wat is bepaald in art.9 lid 3 van de Statuten kan het bestuur uit haar midden leden aanwijzen die belast worden met bepaalde taken:
    • Organisatie Mescher Bergloop
    • Activiteiten Commissie.
  7. De secretaris is onder andere verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuursvergaderingen als mede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergade­ringen (agendering, convocaties, notulen e.d.). De secretaris coördi­neert de informatie betreffende verenigings- en bestuursactiviteiten in en buiten de vereniging. De secretaris is belast met het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging en houdt tevens het archief van de vereniging. De secretaris coördineert de ledenadministratie en verzorgt de introductie binnen de vereniging.
  8. Voor elke Algemene Vergadering (AV), bedoeld in art. 15 lid 4 van de Statuten, is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een 2e penningmeester en/of een financiële commissie.
  9. Het in art. 9 lid 5 van de Statuten genoemde rooster voor bestuurswis­seling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penning­meester niet in hetzelfde jaar aftreden.
  10. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, op de agenda van de AV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot maximaal 7 dagen voor de AV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden door schriftelijk namen van tegenkandida­ten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet ondersteund worden door minimaal 3 stemge­rechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat onderte­kende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd.
  11. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuurs­leden een plaatsvervanger en doen hiervan schriftelijk mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag over de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie, waar­na hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende AV af­tredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze AV de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid.
  12. Het bestuur vergadert minimaal 5 maal per jaar.
  13. Van alle bestuurs- en ledenvergaderingen worden notulen bijgehouden.
  14. Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserend als een uitvoerende taak.
  15. Alleen meerderjarige leden kunnen worden gekozen in het bestuur van de vereniging.
  16. Het bestuur of de AV kunnen voor speciale doeleinden een commissie benoemen van tijdelijke aard. Taak en aantal leden worden vastgesteld door het bestuur. Na afronding van de taak wordt de commissie weer opgeheven.
  17. Alle commissies zijn verantwoording ver­schuldigd aan het bestuur.
  18. Iedere commissie brengt jaarlijks verslag uit over zijn werkzaam­heden aan het bestuur, op een door het bestuur vast te stellen tijdstip.

 

Lidmaatschap

  1. Aanmelding als lid dient te geschieden bij het secretariaat van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier of via de website van de Maasrunners. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldingsformulier persoonlijk; bij minderjarigen ondertekent ook één der ouders of voogden.
    Door de aanmelding bij de Maasrunners word je automatisch als lid aangemeld bij de Nederlandse Atletiek Unie. Hiervoor betaal je één maal per jaar (in het 1e kwartaal) naast de verenigingscontributie een aparte bijdrage. Te zijner tijd ontvang je een Atletiekunie lidmaatschapskaart met daarop jouw registratienummer.
  2. Het lidmaatschap van AV Maasrunners eindigt op de dag dat de ledenadministrateur je schriftelijke afmelding heeft ontvangen. Je contributieverplichtingen eindigen op de laatste dag van het kwartaal waarin je schriftelijke afmelding is ontvangen. Een teveel vooruitbetaald bedrag aan contributie wordt dan terugbetaald. Afmelden van het lidmaatschap moet altijd schriftelijk vóór 1 november gebeuren. Bij later afmelden blijf je voor het eerstkomend gehele jaar (Atletiekunie) lid en daardoor alsnog de bondscontributie verschuldigd.
  3. Adreswijzigingen, wijziging in mailadressen en telefoonnummers dienen schriftelijk aan het secretariaat van de vereniging te worden gemeld.
  4. Indien nieuwe leden bij hun aanmelding als lid van de Maasrunners nog lid zijn van een andere Vereniging, dienen zij de naam van deze andere vereniging bij hun aanmelding te vermelden,  zodat om de overschrijving van het lidmaatschap naar de Maasrunners verzocht kan worden.
  5. Leden van andere verenigingen die wensen deel te nemen aan onze trainingen, zonder dat zij zich willen aanmelden voor het lidmaatschap, kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen bij het secreta­riaat van de vereniging. Zij worden dan geregistreerd als gast lid, het geen inhoudt dat zij tot een maand na aanmelding gratis deel kunnen nemen aan de activiteiten van de vereniging (exclusief wedstrijden), waarna zij contributie gaan betalen. Deze contributie komt overeen met die van het gewone lidmaatschap, verminderd met de kosten van de wedstrijdlicentie.

 

Contributie

  1. 1. De contributie dient per maand of per halfjaar vóór uit te worden betaald. Bij vooruitbetaling per half jaar heb je echter recht op een korting. Bovendien wordt er een gezinskorting verleend indien meerdere gezinsleden, die op hetzelfde adres wonen, lid zijn of worden van de Maasrunners. Voor het betalen van de contributie ontvang je van de penningmeester een nota of e-mail. De vervaldata zijn: (onder voorbehoud)   28 februari (1e halfjaar) 31 augustus (2e halfjaar) Indien van toepassing ontvang je van de penningmeester op deze nota tevens de te betalen bedragen voor bijkomende kosten zoals: eventueel achterstallige contributie, nog te betalen inschrijfkosten voor deelname aan wedstrijden, kosten van de wedstrijdlicentie (eenmalig per jaar), de Atletiekunie bondscontributie (eenmalig per jaar), de aanschaf van clubkleding en eventuele andere kosten.

    2. Het bestuur krijgt regelmatig verzoeken van leden die door ziekte/blessure langere tijd de trainingen niet kunnen bijwonen. Buiten het feit dat dit natuurlijk heel vervelend is, is het beleid van het bestuur om ook in deze gevallen de gebruikelijke termijnen van opzeggen te hanteren. Ook het aanpassen van de lidmaatschapsvorm, bijvoorbeeld opschorting van de contributie, is niet mogelijk en zou tot discussie kunnen leiden. We willen dit consequent toepassen. We begrijpen dat dit niet voor iedereen een gewenst standpunt is maar vragen wel begrip hiervoor.

  1. Betaling van de contributie dient te geschieden door overschrijving op bankrekeningnummer NL29 RABO 0117 5982 59, ten gunste van “Penningmeester AV Maasrunners” met vermelding van het kenmerk dat op het toegezonden overzicht staat vermeld.  Om te late betaling te voorkomen kun je jouw bank of girokantoor opdracht geven de halfjaarlijkse contributie automatisch over te maken. Eventuele bijkomende kosten dienen dan echter eigenmachtig te worden voldaan.
  2. Bij achterstand in de betaling van de contributie ontvang je van de penningmeester een herinnering. Je hebt dan echter géén recht meer op de korting.
    Als daarop géén betaling volgt, ontvang je een aanmaning. Wanneer aan deze aanmaning niet tijdig wordt voldaan, moet rekening worden gehouden met royement.

 

Trainingen

  1. Doelstelling is dat iedereen met plezier kan lopen op zijn of haar niveau en dat onze trainers op een verantwoorde manier de training kunnen begeleiden en voor de lopers minder risico is op verzuring en of blessures. Bij de Maasrunners zijn verschillende niveaus waaruit de leden kunnen kiezen op welk niveau ze willen en vooral ook kunnen rennen. Van de leden wordt verwacht dat ze met de voor hun juiste groep meegaan. Ligt het niveau van de groep te hoog dan is het raadzaam dat het betreffende lid/leden door extra trainingen zijn of haar loopniveau op een dusdanig pijl brengt dat hij of zij geen belemmering vormt voor de groep. Mochten extra trainingen niet helpen dan dien je, je verantwoordelijkheid te nemen en met een loopgroep mee te gaan van een lager niveau. Is dit alles niet meer mogelijk dan moet je jezelf afvragen of een sportvereniging als de Maasrunners wel de juiste vereniging voor jou is.

 

Wedstrijden

  1. Deelnemers aan officiële wedstrijden (kampioenschappen) zijn verplicht in clubtenue uit te komen. Bij deelname aan andere wedstrijden (recreatieve) is dit gewenst.
    Als atleet kun je ook een Atletiekunie wedstrijdlicentie aanvragen. Dit moet via onze ledenadministratie. De kosten van een wedstrijdlicentie worden je (in het 1e kwartaal van het jaar) door de penningmeester apart in rekening gebracht.
    Met deze wedstrijdlicentie heb je de mogelijkheid deel te nemen aan officiële wedstrijden, zoals baanwedstrijden, kampioenschappen en competities.
    Op je wedstrijdlicentiekaart wordt de categorie vermeldt, waarbij je bij officiële wedstrijden wordt ingedeeld.

 

Algemene vergadering

  1.  In aansluiting op het in art. 15 lid 3 van de Statuten bepaalde wordt de definitieve agenda van een door het bestuur bijeengeroepen AV ten­minste 8 dagen voor de vergadering toegezonden aan de leden.
  2. Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te doen plaatsen van een in het vorig artikel bedoelde AV. Zij dienen dit voorstel schriftelijk 2 weken vóór de AV in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging.
  3. Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de AV na stemming wel spreken maar geen beslissing nemen.
  4. In aansluiting op art.17 lid 7 van de Statuten geldt dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht.
  5. Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering.
  6. Men wordt eerst dan geacht op de vergadering aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend.
  7. De algemene vergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De kascommissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten, evenals de toelichting bij deze stukken en brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen. Goedkeuring door de algemene vergadering van het jaarverslag en van de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot decharge, voor alle handelingen, voor zover die uit de jaarstukken blijken.
    Het bestuur is verplicht de bescheiden, bedoeld in lid 1 en 2, zeven jaar lang te bewaren.

 

Geldmiddelen

  1. In aansluiting op artikel 13 lid 2 van de Statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan.
  2. In aansluiting op artikel 12 lid 2a van de Statuten doet het bestuur in enig boekjaar aan de AV een voorstel over de be­stemming van een voor- dan wel nadelig saldo van de jaarrekening.
  3. De begrotingspost met betrekking tot de onkostenvergoedingen voor de verleende diensten van trainers en recreatiesportleiders mag niet meer dan 50% van de begrote contributie-inkomsten bedragen.
  4. In aansluiting op artikel 8 lid 2 van de Statuten stelt het bestuur jaarlijks de minimale contributie vast voor de donateurs.
  5. De penningmeester is gerechtigd alleen die onkostenvergoedingen uit te keren die voorzien zijn van de handtekening van de betrokken commissievoorzitter of een daartoe bevoegd bestuurslid.
  6. Eventuele boetes, opgelegd door de Atletiekunie, kunnen door het bestuur worden doorberekend aan het betreffende lid.

 

Wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement

  1. Wijzigingen of aanvullingen van dit HR moeten door de AV worden goed­gekeurd met een meerderheid van ten minste 2/3 van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.
  2. In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur.

 


 

Aanvulling op het huishoudelijk reglement

Contributie

26a. Het bestuur krijgt regelmatig verzoeken van leden die door ziekte/blessure langere tijd de trainingen niet kunnen bijwonen. Buiten het feit dat dit natuurlijk heel vervelend is, is het beleid van het bestuur om ook in deze gevallen de gebruikelijke termijnen van opzeggen te hanteren. Ook het aanpassen van de lidmaatschapsvorm, bijvoorbeeld opschorting van de contributie, is niet mogelijk en zou tot discussie kunnen leiden. We willen dit consequent toepassen. We begrijpen dat dit niet voor iedereen een gewenst standpunt is maar vragen wel begrip hiervoor.

Je kunt het huishoudelijk reglement en de aanvulling ook downloaden.